Pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor sehingga
dapat memperlancar pekerjaan itulah yang dinamakan tata ruang.
Menurut Drs.The
Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak
yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya”.
Menurut Litlefield
& Petterson mengatakan “ Office
lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within
available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah
sebagai berikut:
1 1. Memberikan
kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2 2.
Memberikan
kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3 3.
Memudahkan
pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4 4.
Memberikan
kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5 5.
Menghindarkan
diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6 6.
Mempergunakan
segenap ruangan dengan baik.
7 7.
Memisahkan
pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8 8.
Terciptanya kesan
yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9 9.
Pelaksanaan pekerjaan
dapat menempuh jarak yan terpendek.
Drs. The
Liang Gie mengatakan bahwa tata
ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
1 1.
Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2 2.
Menjamin
kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3 3.
Mencegah para
pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
4 4.
Memungkinkan
pemakaian ruangan secara efisien.
5 5.
Pengawasan mudah
dilaksanakan.
6 6.
Terciptanya
suasana kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan
manfaat sebagai berikut:
1 1.
Merecanakan suatu
kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2 2.
Penghematan
penggunaan ruang lantai yang tepat.
3 3.
Pengawasan dapat
dipermudah.
4 4.
Hubungan dapat
dipercaya.
5 5.
Perlengkapan dan
mesin kantor berguna lebih baik.
6 6.
Jalannya
pekerjaan lebih lancar.
7 7.
Menambah
kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
B.
ASAS-ASAS
POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1 1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
a.
Asas jarak
terpendek
b.
Asas rangkaian
kerja
c.
Asas penggunaan
segenap ruang
d. Asas perubahan susunan tempat kerja
2 2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a.
Pekerjaan harus
mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.
Bagian-bagian dan
seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara
berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c.
Aliran pekerjaan
harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian
surat-surat dalam jarak yang pendek.
d.
Meletakkan
perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.
Pergunakan meja
dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f.
Menyusun meja
harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada
sumber cahaya.
g.
Kesatuan yang
banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.
Satuan yang
pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya
dijauhkan dari satuan lainnya.
i.
Hendaknya tempat
arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau
oleh petugas.
C.
BENTUK-BENTUK
TATA RUANG KANTOR
1 I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang
dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja
terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
1).
Moral pekerja
atau staf tetap terjaga.
2).
Pekerjaan yang
sifatnya rahasia tetap terjaga.
3).
Menghindari
gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4).
Pimpinan akan
lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan
para karyawan.
Kelemahannya:
1).
Pengawasan lebih
sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
2).
Cahaya sulit
masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
3).
Apabila
diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit
dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4).
Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
2 II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan
ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau
tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu
ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu
sudut pandang.
Keuntungannya:
1).
Pengawasan lebih
mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2).
Hubungan antar
pegawai cepat dan mudah.
3).
Memperlancar arus
pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir
meninggalkan tempat kerja.
4).
Cahaya mudah
masuk dan udara mudah beredar.
5).
Mudah merubah
ruangan.
6).
Perubahan
organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan
luwes.
7).
Apabila terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan
terbatas.
Kelemahannya:
1).
Dapat merendahkan
moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2).
Akan mengurangi
keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3).
Pekerja akan
kehilangan kepribadian.
4).
Apabila ada
pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang
lain.
5).
Peralatan kantor
yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
6).
Pimpinan lebih
terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
Setelah
mengetahui asas, prinsip dan bentuk tata ruang kantor, kegiatan selanjutnya
adalah:
1).
Buatlah denah
kantor yang bersangkutan.
2).
Pelajari jenis
pekerjaan yang terdapat dalam kantor.
3).
Susunlah letak
meja dan peralatan kantor yang diperlukan dengan berpedoman pada asas dan
prinsip penataan ruangan.
4).
Susunlah
peralatan kantor pada lantai yang sebenarnya.
D.
LINGKUNGAN
FISIK KANTOR
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan
gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus
mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor
tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat
bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus
diperhatikan, diantaranya:
1 - Pengembangan
kantor dimasa yang akan datang.
- - Gambaran
perkembangan wilayah dimasa datang.
- - Sumber tenaga
kerja dan kebutuhan kantor.
- - Udara yang bersih
dan segar.
- - Ongkos
pemeliharaan yang rendah.
- - Fasilitas-fasilitas
angkutan yang lebih mudah.
E.
FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1 1. Perencanaan Cahaya
Penerangan
cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a.
Hasil pekerjaan
atau produktivitas bertambah.
b.
Kualitas
pekerjaan lebih baik.
c.
Kesalahan-kesalahan
berkurang.
d.
Semangat kerja
pegawai lebih baik.
e.
Mengurangi
ketegangan dan kelelahan.
f.
Prestise lebih
baik untuk perusahaan.
2 2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan
warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a.
Kantor menjadi
tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b.
Mempunyai akibat
yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.
Mencegah
kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.
Memelihara
kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e.
Mengurangi rasa
tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli
membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a.
Warna merah
adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja.
Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa
agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b.
Warna kuning
adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk
merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira
dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c.
Warna biru
sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan
keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh
dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna
memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a.
Kepercayaan
terhadap kantor
b.
Efisiensi atau
produktifitas
c.
Moral
3 3.Perencanaan Udara
Dengan
pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan,
diantaranya:
a.
Kenyamanan
bekerja pegawai terjamin
b.
Produktivitas
kerja yang lebih tinggi
c.
Kualitas
pekerjaan yang lebih baik
d.
Semangat kerja
yang lebih tinggi
e.
Kesehatan pegawai
terpelihara dengan baik
f.
Kesan yang lebih
baik dari para tamu
4 4.Perencanaan Suara
Dengan suara
gaduh berakibat pada:
a.
Gangguan mental
dan saraf bagi pegawai
b.
Kesulitan
mengadakan konsentrasi
c.
Kesalahan yang
lebih banyak
d.
Kelelahan yang
bertambah
e.
Semangat kerja
pegawai berkurang
Untuk mengatasi
faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikan hal berikut:
a.
Langit-langit
atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b.
Mesin-mesin tik
dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c.
Pesawat telepon
dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d.
Lantai-lantai
ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak
banyak meneruskan suara.
F.
MERANCANG
TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal
yang harus diperhatikan diantaranya:
a - Jenis atau bidang
pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b - Penempatan bidang
pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c - Banyaknya
personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d - Tata letak atau
penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e - Penerangan atau
pencahayaan yang baik.
f. - Adanya ventilasi
(pertukaran udara) yang memadai.
g - Lain-lain hal
yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan
ruangan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar