Senin, 20 Agustus 2012

TATA RUANG KANTOR


A.    PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR
Pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan itulah yang dinamakan tata ruang.

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1          1.    Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2          2.      Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3          3.      Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4          4.      Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5          5.      Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6          6.      Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7          7.      Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8          8.      Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9          9.      Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
1          1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 
2          2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3          3.      Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
4          4.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5          5.      Pengawasan mudah dilaksanakan.
6          6.      Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1          1.      Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2          2.      Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3          3.      Pengawasan dapat dipermudah.
4          4.      Hubungan dapat dipercaya.
5          5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6          6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7          7.      Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.    ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1           1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
a.      Asas jarak terpendek
b.      Asas rangkaian kerja
c.       Asas penggunaan segenap ruang
d.      Asas perubahan susunan tempat kerja
2          2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a.      Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.      Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c.       Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d.      Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.      Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f.        Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g.      Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.      Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i.        Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.     BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
1     I.      Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:
1).    Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2).    Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3).    Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4).    Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:
1).    Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
2).    Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
3).    Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

2    II.      Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:
1).    Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2).    Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3).    Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4).    Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5).    Mudah merubah ruangan.
6).    Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
7).    Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:
1).    Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2).    Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3).    Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4).    Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
5).    Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
6).    Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

Setelah mengetahui asas, prinsip dan bentuk tata ruang kantor, kegiatan selanjutnya adalah:
1).    Buatlah denah kantor yang bersangkutan.
2).    Pelajari jenis pekerjaan yang terdapat dalam kantor.
3).    Susunlah letak meja dan peralatan kantor yang diperlukan dengan berpedoman pada asas dan prinsip penataan ruangan.
4).    Susunlah peralatan kantor pada lantai yang sebenarnya.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

1                  -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
-                  -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
-                  -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
-                  -  Udara yang bersih dan segar.
-                  -   Ongkos pemeliharaan yang rendah.
-                  -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1    1. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a.      Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b.      Kualitas pekerjaan lebih baik.
c.       Kesalahan-kesalahan berkurang.
d.      Semangat kerja pegawai lebih baik.
e.      Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f.        Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2    2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a.      Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b.      Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.       Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.      Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e.      Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a.      Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b.      Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c.       Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a.      Kepercayaan terhadap kantor
b.      Efisiensi atau produktifitas
c.       Moral
  
3    3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a.      Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b.      Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c.       Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d.      Semangat kerja yang lebih tinggi
e.      Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f.        Kesan yang lebih baik dari para tamu

4    4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a.      Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b.      Kesulitan mengadakan konsentrasi
c.       Kesalahan yang lebih banyak
d.      Kelelahan yang bertambah
e.      Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
a.      Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b.      Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c.       Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d.      Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

F.     MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a                    -  Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b                   -  Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c                   -   Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d                  -  Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e                  -  Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f.                  -  Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g                  -   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar