INTISARI MANAJEMEN PERKANTORAN

A.   ORGANISASI

1.      Pengertian Organisasi

a.      James D. Money, menyatakan bahwa organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama (tujuan umum).

b.      Kamus Administrasi, menjelaskan bahwa organisasi adalah suatu sistem usaha kerja sama dari pada sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

c.       Chester I. Barnard, menyatakan bahwa organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

d.      Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, menyatakan bahwa organisasi adalah segala bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan, dimana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang-orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan.

e.      Prof. John D. Millet, menyatakan bahwa organisasi adalah orang-orang yang bersama-sama menyelenggarakan kerja untuk mencapai suatu tujuan terhimpun dalam suatu organisasi.

2.      Unsur-Unsur Organisasi

a.      Manusia (Men)

b.      Sasaran (Goal)

c.       Tempat kedudukan (Place)

d.      Pekerjaan (Job)

e.      Teknologi (Technology)

f.        Struktur (Structure)

g.      Lingkungan (Environment)

3.      Asas atau Prinsip-Prinsip Organisasi

a.      Adanya tujuan yang jelas

b.      Pembagian tugas yang jelas

c.       Adanya kesatuan arah

d.      Adanya kesatuan perintah

e.      Adanya pendelegasian wewenang secara jelas

f.        Adanya jenjang pengawasan

4.      Bentuk-Bentuk Organisasi

 a.      Bentuk Piramidal

Bentuk Piramidal adalah bentuk organisasi yang menggambarkan jenjang–jenjang dari atas kebawah, dan semakin kebawah semakin luas.

b.      Bentuk Vertikal (Tegak)

c.       Bentuk Horizontal

Bentuk horizontal yaitu bentuk organisasi yang menggambarkan perintah dan tanggungjawab berasal dari kiri ke kanan.

d.      Bentuk Melingkar

Bentuk melingkar yaitu bentuk organisasi yang menggambarkan hubungan antara para pejabat lebih dekat karena rasa dibawah atau diperintah tidak tergambar

 .      Perencanaan Suatu Organisasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan organisasi:

a.      Ketahuilah dahulu tujuan-tujuan yang akan dicapai

b.      Bagilah pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil

c.       Kelompokkan kegiatan tersebut dalam kesatuan praktis dan homogeny

d.      Tempatkan tenaga kerja yang kompeten

e.      Berilah wewenang kepada petugas yang dipercaya.

f.        Gariskanlah dengan tegas dan jelas tugas-tugas yang harus dilakukan

g.      Sediakan fasilitas yang memadai

h.      Berpola pada penentuan tujuan dan pembagian kerja

6.      Jenis dan Tujuan Organisasi

Jenis organisasi:

a.      Organisasi sosial

b.      Organisasi politik

c.       Organisasi kemasyarakatan

d.      Organisasi keagamaan dan sebagainya.

Tujuan setiap organisasi mungkin berbeda.Hal ini disesuaikan dengan jenis dan objek organisasi itu sendiri.Secara  umum tujuan organisasi adalah agar manajemen dapat tercapai secara efektif dan efisien. Adapun sasaran organisasi, yaitu untuk mendapatkan suatu bentuk kerjasama yang berguna bagi manajemen.

B.   MANAJEMEN

1.      Pengertian Manajemen

a.      George R. Terry mengatakan bahwa manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

b.      Koontz and O’Dannell mengatakan bahwa manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

c.       Prof. Dr. Prajudi mengatakan bahwa manajemen adalah menyelenggarakan sesuatu dengan menggerakkan orang-orang, uang, mesin-mesin dan alat-alat sesuai dengan kebutuhan.

d.      Prof.Dr. Sondang P. Siagian mengatakan bahwa manajemen adalah kemampuan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain.

e.      Ensiklopedi Administrasi merumuskan bahwa manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan menggerakkan fasilitas dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya melalui kerjasama orang-orang lain.

2.      Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen dalam klasifikasi utama:

a.      Fungsi organik, yaitu semua fungsi yang mutlak perlu dijalankan oleh manajemen.

b.      Fungsi perlengkapan, yaitu semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, tetapi sebaiknya dilaksanakan karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan.

Fungsi-fungsi manajemen secara luas menurut para ahli sebagai berikut:

a.      Menurut G.R. Terry, fungsi manajemen meliputi:

1).    Perencanaan

2).    Pengorganisasian

3).    Penggerakan

4).    Pengawasan

b.      Menurut Henry Fayol, fungsi manajemen meliputi:

1).    Perencanaan

2).    Pengorganisasian

3).    Pemberian perintah

4).    Pengkoordinasiaan

5).    Pengawasan

c.       Menurut Luther Gulliek, fungsi manajemen meliputi:

1).    Perencanaan

2).    Penempatan pegawai

3).    Pengorganisasian

4).    Pengarahan

5).    Pengkoordinasian

6).    Penyampaian laporan

7).    Penyusunan anggaran belanja

d.      Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, fungsi manajemen meliputi:

1).    Perencanaan

2).    Pengoraganisasian

3).    Pemberian motivasi

4).    Pengawasan dan

5).    Penilaian

e.      Menurut Dr.The Liang Gie , fungsi manajemen meliputi:

1).    Perencanaan

2).    Pembuatan keputusan

3).    Pembimbingan

4).    Pengkoordinasiaan

5).    Pengendalian

3.      Inti Manajemen

Inti dari administrasi adalah manajemen, dan inti atau hakikat manajemen adalah kepemimpinan, yaitu suatu proses mengatur dan mengerakkan bawahan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kegiatan kepemimpinan yang paling utama adalah menggerakkan, sebab tugas utama seorang pemimpin diantaranya bagaimana agar orang-orang dibawahnya (dipimpinya) dapat digerakkan, diatur dan diarahkan.Dengan demikian jelas bahwa inti atau hakikat manajemen adalah kepemimpinan yang didalamnya tercakup kegiatan menggerakkan bawahannya.

4.      Unsur Manajemen

Unsur manajemen sering dikenal dengan istilah The Six M in Management.Unsur-unsur manajemen (tools of management) dapat dirumuskan sebagai berikut.

v     Man           : tenaga kerja manusia

v     Money       : uang diperlukan untuk mencapai tujuan

v     Methods    : cara atau sistem untuk mencapai tujuan

v     Material     : bahan-bahan yang diperlukan

v     Machine    : mesin-mesin yang diperlukan

v     Market      : pasar atau pemasaran, tempat untuk melempar hasil produksi atau                          karya.

5.      Manfaat Manajemen

a.      Keteraturan dan ketertiban secara keseluruhan

b.      Semangat kerja yang tinggi serta hasil yang layak

c.       Pegawai akan paham dan mengetahui tugas dan kewajibannya masing-masing sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya

d.      Menghindari salah urus (mis manajemen)

e.      Adanya koordinasi dan kerjasama yang baik diantara sekelompok orang untuk mencapai tujuan

f.        Pencapaian tujuan dapat dilakukan secara efektif dan efisien

g.      Suatu kegiatan menjadi produktif

h.      Akan diketahui gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang ada ditinjau dari perencanaan dalam manajemen

i.        Diperoleh pembagian tugas atau kerja serta tenaga kerja yang bermutu

j.        Adanya pedoman kerja yang jelas didalam manajemen.

C.    MANAJEMEN PERKANTORAN

1.      Pengertian Manajemen Perkantoran

a.      George R. Terry merumuskan: manajemen perkantoran sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

b.      J.C Denyer merumuskan: manajemen perkantoran adalah pengawasan dan pengarahan sebuah kantor untuk mencapai tujuan-tujuannya yang khusus dengan cara sehemat-hematnya.

c.       Prof. Dr. Prajudi merumuskan: manajemen perkantoran merupakan kombinasi yang satu sama lain berhubungan dengan erat yakni paduan dari Corporate Management (office sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personil dan equipment) dan operation management (office work, pekerjaan kantor).

d.      Drs. Moekijat merumuskan: manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen dari kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

2.      Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen kantor:

a.      Untuk mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien.

b.      Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar

c.       Agar pengawasan pekerjaan kantor berjalan dengan lancar

d.      Terciptanya suasana kantor yang harmonis menyenangkan

e.      Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor

f.        Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.

Menurut George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” tujuan manajemen kantor adalah sebagai berikut:

a.      Memberikan semua keterangan yang lengkap dan yang diperlukan.

b.      Memberikan catatan-catatan dan laporan-laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

c.       Membantu perusahaan memelihara saingan.

d.      Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan

e.      Membuat catatan-catatan yang makin baik dengan biaya-biaya yang makin rendah.

3.      Pendekatan-Pendekatan Manajemen Perkantoran

a.      Pendekatan secara ilmiah

Merupakan manajemen perkantoran yang ditandai oleh penggunaan ilmu pengetahuan dan metode keilmuan.

b.      Pendekatan secara seni

Manajemen sebagai seni merupakan suatu kemampuan, kemahiran, kecakapan dan keterampilan dalam menerapan prinsip-prinsip, metode serta teknik-teknik dengan menggunakan sumber daya dan dana secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Dibawah ini perbedaan seni dan ilmu dalam manajemen:

MANAJEMEN
SENI	ILMU
a.      - Merupakan daya cipta yang timbul dari dalam diri seseorang -Kemahiran yang diperoleh dari    praktek atau pengalaman   b.      Didasarkan atas:                         -Perasaan                        -Terkaan                         - Opini (pendapat)                        -Uraian c.   Dikembangkan dengan:                       - Latihan	a.      - Adanya objek pengenal - Disusun secara sistematis -Mempergunakan metode keilmuan - Bebas dari prasangka - Dapat dipelajari dan diajarkan b.      Didasarkan atas - pembuktian - peramalan - perumusan - pembandingan c.   Dikembangkan dengan - pengetahuan

c.       Pendekatan manajemen perkantoran secara sistematis

Merupakan pendekatan manajemen kantor yang berusaha menjalankan sistem-sistem yang meliputi rencana, pengawasan, hubungan dan latihan-latihan yang diperlukan dalam menjalankan manajemennya.

d.      Pendekatan manajemen perkantoran secara kebiasaan

Merupakan manajemen kantor yang selalu mengikuti cara prosedur dan metode yang telah dijalankan pada masa lalu (oleh manajemen sebelumnya).

e.      Pendekatan manajemen perkantoran secara peninjauan.

Merupakan manajemen kantor yang ditandai dengan peninjauan, pemantapan dan pengantar dalam setiap melaksanakan pekerjaan.

4.      Kegiatan-Kegiatan Dalam Manajemen Perkantoran

Kegiatan pokok dari manajemen perkantoran, menurut Drs. Moekijat, adalah sebagai berikut:

a.      Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan:

1).    Memilih dan mempergunakan mesin-mesin elektronis kantor

2).    Menyelenggarakan latihan dan memindahkan pegawai-pegawai dengan rencana-rencana mekanisasi.

b.      Memelihara pelayanan-pelayanan kantor dan fasilitas-fasilitas komunikasi yang cukup.

1).    Mengusahakan agar pekerjaan surat-menyurat dan pengetikan dapat diselesaikan.

2).    Menyusun warkat-warkat dan laporan-laporan.

3).    Mengatur surat-surat pos yang masuk dan keluar.

c.       Menentukan arah tindakan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor.

1).    Memberitahukan perkembangan-perkembangan yang terakhir dalam melaksanakan perkerjaan kantor.

2).    Mengkoordinasikan pekerjaan kantor dengan pekerjaan yang bukan pekerjaan kantor.

3).    Menentukan metode dan prosedur perkantoran.

4).    Membeli dan menginventariskan perabot, Peralatan dn mesin-mesin kantor.

5).    Mengatur tata ruang kantor

6).    Menentukan dan menciptkan lingkungan kerja yang efektif, penerangan yang cukup, ventilasi yang baik.

d.      Mengukur dan menilai jumlah dan mutu pekerjaan kantor

1).    Menentukan standar-standar untuk pekerjaan kantor

2).    Menentukan waktu dan mempercepat pekerjaan kantor

3).    Memelihara mutu pekerjaan kantor

4).    Memelihara biaya-biaya kantor dalam batas-batas tertentu

5).    Membuat buku pedoman kantor

6).    Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan kantor

e.      Memelihara organisasi kantor yang efektif

1).    Menentukan kesatuan-kesatuan organisasi

2).    Membagi pekerjaan diantara kesatuan-kesatuan organisasi sesuai dengan keahlian dari setiap pegawai.

3).    Menentukan hubungan yang tetap diantara kesatuan-kesatuan organisasi.

4).    Mendelegasikan wewenang atau mendelegir otoritas.

5).    Memberikan fasilitas-fasilitas pekerjaan yang tepat.

f.        Mendorong pegawai kantor untuk bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan mereka.

1).    Menggerakkan pegawai-pegawai kantor.

2).    Melakukan penawasan yang cukup.

3).    Menganalisa dan menilai jabatan-jabatan.

4).    Memberikan program latihan-latihan kantor.

5).    Memberikan komunikasi yang cukup diantara pegawai-pegawai kantor dan kesatuan-kesatuan kantor

6).    Mengurus rencana gaji kantor

7).    Meningkatkan keamanan kantor

5.      Pengertian Pekerjaan Kantor

Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha, yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work atau Clerical Work, yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Menurut G.R.Terry“ Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan membuat warkat-warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatu landasan faktabagi kegiatan control dari pimpinan. Sedangkan William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson, menyatakan bahwa “pekerjaan kantor” adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.

6.      Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.      Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan dengan tulis menulis. Diantaranya :

1).    Pengurusan dan penanganan surat

2).    Penyimpanan surat

3).    Pengetikan

4).    Pengurusan kepegawaian

5).    Pengurusan keuangan

6).    Pengurusan perlengkapan

7).    Penggandaan

8).    Pembuatan laporan

b.      Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan. Diantaranya :

1).    Penerimaan tamu

2).    Pelayanan telepon

3).    Pelayanan keamanan

4).    Pelayanan kebersihan

Menurut William H.Leffingwell dan Edwin M. Robinson, yang dikutip oleh Drs. Moekijat dalam bukunya “Tata Lakasana Kantor” pekerjaan kantor meliputi:

a.      Receiving, dispatching and shipping orders (menerima), mengirim dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal.

b.      Billing (membuat rekening).

c.       Correspondence, dictation, typing (surat menyurat, dikte, mengetik).

d.      Filing (menyimpan warkat)

e.      Passing credit and collecting outstanding accounts menyampaian hutang dan  mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum selesai.

f.        Handling, distributing, and dispatching mail (mengurus, membagi dan mengirimkan surat).

g.      Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan memberikan alamat).

h.      Miscellaneous, such as telephone, receving visitors, messenger service (bermacam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu-tamu, pekerjaan pesuruh).

i.        Special tasks (tugas-tugas khusus).

j.        Making records atau noting down desired data (membuat warkat-warkat atau mencatat data-data yang diinginkan).

Menurut Drs. A.S Moenir, dalam bukunya “tatalaksana pekerjaan dan penerapan”, bahwa pekerjaan kantor terdiri dari 4 jenis:

a.      Kegiatan pencatatan (recording)

b.      Kegiatan klasifikasi (classifying)

c.       Kegiatan komunikasi (communicating)

d.      Kegiatan pengolahan (manipulating)

7.      Peranan Pekerjaan Kantor

a.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.

b.      Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:

1).    Melayani pekerjaan operatif

2).    Membantu pimpinan organisasi untuk bertindak atau memutuskan sesuatu.

3).    Melancarkan perkembangan organisasi.

8.      Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

a.      Bersifat memberi pelayanan

b.      Bersifat memudahkan dan meringankan

c.       Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi  (adanya pemencaran pekerjaan)

d.      Pekerjaan kantor dilakukan oleh semua pihak

e.      Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan penghitungan.

f.        Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan

9.      Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

a.      Asas Sentralisasi (Pemusatan)

Yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal) dan manajemen yang diserahkan kepada suatu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.

Pekerjaan kantor yang dapat dipusatkan (sentralisasi) diantaranya:

v     Surat masuk dan surat keluar

v     Metode dan media komunikasi

v     Penerimaan tamu

v     Penggandaan warkat

v     Penyimpanan arsip

v     Pengetikan

v     Pekerjaan menghitung

v     Pengawasan formulir

v     Perlengkapan kantor dan alat tulis

v     Catatan-catatan kehadiran

v     Penempatan dan pelatihan pegawai kantor

                   Kebaikan asas sentralisasi yaitu sebagai berikut:

1).  Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran

2).  Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya

3).  Keseragaman dapat dicapai

4).  Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan

5).  Biaya pelaksanakan pekerjaan kantor dapat dihemat

6).  Adanya fleksibelitas dalam organisasi

7).  Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip

8).  Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

9).  Mudah melakukan pengawasan

10).    Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

Kerugian asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut.

1).  Kegiatan kantor yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian.

2).  Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit

3).  Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustrasi

4).  Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat

5).  Lambat dalam pelaksanaan tugas. Sebab dengan dipusatkan semua pekerjaan kantor maka tidak mungkin untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama, sehingga pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat akan mengalami kelambatan atau tertunda.

Pada saat ini menajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada top menejer.

                                                                                                                               

b.      Asas Desentralisasi (Asas Penyebaran)

Asas desentralisasi yaitu asas pemencaran atau penyebaran di mana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri.

Kebaikan sistem desentralisasi ini adalah sebagai berikut:

a.      Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

b.      Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan.

c.       Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian atau unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

d.      Cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting.

Kerugian menggunakan asas desentralisasi adalah sebagai berikut:

a.      Pekerjaan akan terlalu bebas.

b.      Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi.

c.       Kemungkinan akan timbulnya duplikasi arsip.

d.      Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor(adanya pemborosan biaya).

e.      Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.

f.        Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

                                              

c.       Asas Campuran

Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunaan asas kombinasi. Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi kantor tersebut diatas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Pada suatu ketika kantor mungkin lebih membutuhkan asas sentralisasi, tapi pada kesempatan lain mungkin lebih baik kalau diserahkan kepada masing-masing unit untuk mengurus pekerjaan kantornya sendiri (asas desentralisasi).

1.  Pengertian Personal Kantor

Mengenai pengertian personal kantor ini, dapat dilihat dari berbagai sudut, diantaranya sebagai berikut:

a.      Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi

Personal kantor sebagai substansi adalah keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan. Misalnya General Manager, Staf Manager, Supervisor, Kepala Bagaian dan lain-lain.

Ada dua macam jabatan, yaitu:

1.      Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Misalnya: Sekretariat jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro dsb.

2.      Jabatan funsionalyaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi, tetapi jabatan itu harus ada karena fungsinya memungkinkan kelancaran tugas organisasi itu. Misalnya: Peneliti, Guru, Dosen, Dokter dsb.

b.      Personal kantor sebagai tenaga administrasi

Personal sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksanaan kegiatan administrasi, misalnya tulis menulis, pengetikan, penggandaan dan lain sebagainya.

1.  Macam-Macam Personal Kantor

a.      Administrasi (Kepala administrasi), yaitu orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

b.      Manager (pimpinan pelaksana kerja), yaitu orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya, untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

c.       Staff (pembantu ahli), yaitu mereka yang karena keahlian dan kecakapan serta kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

d.      Worker (pegawai atau pekerja), yaitu mereka yang secara langung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan, sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Berdasarkan fungsinya personal kantor terdiri atas:

a.      Personal kantor sebagai tenaga menejerial,yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manager), baik sebagai Top Manager, Middle Manager ataupun Lower Manager. Mereka bertugas menentukan tujuan dan kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman dalam pelaksanaan dan kegiatan-kegiatan kantor.

b.      Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor. Tugas mereka sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan dan juga menjalankan serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor.

Selain jenis personal kantor diatas ada juga yang menggolongkan sebagai berikut:

a.      Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku didalam operasi ketatausahaan.

b.      Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku diluar kegiatan administrasi.

D.   PENGORGANISASIAN PERSONAL KANTOR

1.      Struktur Organisasi

Bagan dan struktur organisasi menunjukkan tentang:

[     Pembagian pekerjaan

[     Pimpinan dan bawahan

[     Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

[     Pengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan

[     Tingkatan-tingkatan dalam manajemen

Manfaat utama adanya bagan atau struktur yaitu memungkinkan kita untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi itu dibentuk.

Pedoman pokok organisasi terdiri dari empat asas:

a.      Asas koordinasi

Pembagian tugas-tugas tersebut harus selalu ditunjukkan adanya saling hubungan antar tugas atau antar bagian dalam rangka mencapai tujuan bersama.

b.      Asas hirearkhi

Untuk mencapai tujuan bersama yang cukup luas perlu diadakan pembagian tugas yang lebih terperinci berupa pencapaian tugas-tugas antara yang lebih kecil atau lebih rendah tingkatannya.

c.       Asas batas pengendalian

Untuk menghindari jangan sampai terjadi banyaknya bawahan yang berada diluar batas pengendalian atasan (pimpinan).

d.      Asas kesatuan komando

Maksudnya hanya ada seorang atasan yang membawahi beberapa orang bawahan.

Bentuk-bentuk struktur organisasidapat dibedakan atas:

a.      Organisasi lini

Dalam organisasi lini kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kebawahan.Hal ini berarti bahwa perintah datang dari atasan kepada bawahan secara langsung.

Keuntungan dari organisasi lini antara lain:

1).    Kesatuan pimpinan terjamin karena ada dalam satu komando

2).    Koordinasi relative mudah dilaksanakan

3).    Proses atau prosedur pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi akan berjalan cepat

4).    Pengendalian relative mudah dilaksanakan

5).    Rasa solidaritas pegawai pada umumnya tinggi

Kelemahan dari tipe organisasi lini antara lain:

1).    Tujuan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

2).    Pimpinan sering kali otoriter

3).    Kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas sebab kewenangan-kewenangan untuk merecanakan, mengomando dan melaksanakan pengendalian sepenuhnya ada pada pimpinan

4).    Organisasi perusahaan terlalu tergantung kepada pimpinan

b.      Organisasi Lini dan staf

Dalam organisasi ini pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dan sifatnya langsung dari jabatan tinggi kepada yang terbawah.

Kebaikan dari organisasi lini dan staf, antara lain :

1).    Asas kesatuan pimpinan tetap ada

2).    Terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf dan pelaksana

3).    Penempatan orang yang sesuai dengan kemampuan mudah untuk dilaksanakan

4).    Bentuk organisasi lini dan staf dapat digunakan dalam organisasi kecil maupun besar

5).    Pengambilan keputusan relative mudah dilakukan karena mendapat bantuan pemikiran dan saran dari staf

6).    Koordinasi mudah dilakukan karena ada pembidangan tugas

7).    Bakat pegawai yang berbeda-beda dapat dikembangkan karena mereka bekerja sesuai dengan keahlian.

Kelemahan dari organisasi lini staf, antara lain :

1).    Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

2).    Terkadang terjadi kompetisi yang kurang sehat karena tiap unit menganggap tugasnya sendiri lebih penting dari yang lain.

  

c.       Organisasi fungsional

Pada organisasi fungsional penyusunan organisasi dilakukan berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Dalam organisasi fungsional biasanya terdapat:

1).    Pembidangan tugas yang jelas dan tegas

2).    Pengembangan spesialisasi kerja

3).    Bawahan menerima tugas dari beberapa atasan

4).    Koordinasi menyeluruh dilakukan pada tingkat atas.

Kebaikan tipe organisasi fungsional antara lain:

1).    Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh secara optimum

2).    Para pegawai akan lebih terampil dibidangnya

3).    Efisiensi dan produktivitas, relative mudah ditingkatkan

4).    Disiplin dan solidaritas pegawai yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi

Kelemahan tipe organisasi fungsional antara lain:

1).    Pemborosan biaya yang sangat besar

2).    Inisiatip perorangan tertekan

3).    Kordinasi sulit dijalankan, sebab para pegawai harus mempertanggungjawabkan kepada lebih dari satu atasan

2.      Syarat-syarat personal kantor

Secara terperinci, yang menjadi syarat-syarat pegawai kantor adalah sebagai berikut:

a.      Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan yang berdasarkan pada profesi tertentu.

b.      Syarat ketermpilan

Maksudnya yaitu keterampilan dalam melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

c.       Syarat kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang.

Adapun syarat kepribadian yang diperlukan oleh pegawai kantor adalah:

1).    Loyalitas

2).    Ketentuan dan kerajinan

3).    Kesabaran

4).    Kerapihan

5).    Dapat menyimpan rahasia

3.      Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Personal Kantor

Dibawah ini dikemukakan tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai dilihat dari tingkat jabatannya:

a.      Top manager (manajer umum, administrator, kepala kantor dan sebagainya)

Tugas dan tanggung jawabnya, antara lain sebagai berikut:

·         Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan dicapai, memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor

·         Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai

·         Melaksanakan pengawasan, menyerahan tanggung jawab dan kekuasaan kepada bawahan

·         Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat

·         Menguasai dan mengayati tugas pokok dari pada badan usaha (organisasi)

b.      Middle manager (manager, kepala direktorat, kabag, dan sebagainya)

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain adalah sebagai berikut:

·         Menterjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja, serta mengamati apakah rencana tersebut telah dilaksanakan

·         Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas

·         Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan

·         Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai

c.       Lower manager (kasubag, kasi, supervisor, mandor, dan sebaginya)

Diantara tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

·         Memimpin pelaksanaan kerja

·         Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan

·         Menjaga akan kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkannya

Dilihat dari struktur organisasinya, personal kantor yang ada di lingkungan Kantor Wilayah Depnaker terdiri dari:

a.      Koordinator pelaksanaan teknis,bertugas:

Melaksanakan koordinasi unit pelaksanaan teknis dan pengawasan intern kantor wilayah departemen tenaga kerja.

b.      Tenaga tata usaha,bertugas melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga kantor wilayah depnaker.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut maka tenaga (bidang) tata usaha berfungsi:

·         Melaksanakan urusan kepegawaian

·         Melaksanakan urusan keuangan

·         Melaksanakan urusan perlengkapan

·         Melaksanakan urusan umum

c.       Tenaga bina program, bertugas melaksanakan kordinasi, pembinaan penyusunan rencana dan program serta penyusunan perencanaan tenaga kerja dan informasi ketenagakerjaan.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut maka tenaga bina program berfungsi:

·         Menyusun rencana dan program

·         Pengumpulan, pengolahan dan penyajian dan informasi ketenagakerjaan

·         Penyusunan perencanaan tenaga kerja

·         Monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan

d.      Tenaga (bidang) penempatan tenaga kerja dan pelunasan kerja, bertugas memberikan bimbingan, pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta pelunasan kerja.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, tenaga ini mempunyai fungsi:

·         Pembinaan tenaga kerja mandiri

·         Pembinaan penyaluran tenaga kerja

·         Pembinaan penempatan tenaga kerja

·         Pembinaan teknologi tepat guna dan pelunasan kerja

e.      Tenaga pelatihan dan produktivitas kerja, bertugas melaksanakan bimbingan dan pembinaan pelatihan danproduktivitas kerja.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut maka tenaga kerja ini mempunyai fungsi:

·         Membina instruktur dan lembaga pelatihan

·         Membina program dan sertifikat

·         Membina pemagangan

·         Membina dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja

f.        Tenaga hubungan industrial dan persyaratan kerja, mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan pembinaan hubungan industrial dan persyaratan kerja.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, maka tenaga ini mempunyai fungsi:

·         Pembinaan organisasi pekerja dan pengusaha, lembaga kerja sama tripartit dan bipatrit

·         Pembinaan hubungan industrial

·         Pembinaan pelaksanaan persyaratan kerja

·         Pembinaan penyelesaian perselisihan hubungan industrial

g.      Tenaga pengawasan, bertugas melaksanakan pembinaan pengawasan ketenagakerjaan

Untuk melaksanakan tugas tersebut, pengawasan mempunya fungsi:

·         Pembinaan dan pengawasan norma kerja

·         Pembinaan dan pengawasan norma jaminan sosial tenaga kerja

·         Pembinaan dan pengawasan norma kesehatan tenaga kerja dan lingkungan kerja

·         Pembinaan dan pengawasan norma keselamatan kerja

4.      Pengadaan Personal Kantor

a.      Langkah-langkah pengadaan personal kantor

Adapun langkah-langkah sebagai berikut:

1).    Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan

2).    Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern

3).    Membuat pengumuman lowongan kerja berserta persyaratan yang harus dipenuhi melalui berbagai media cetak dan elektronik

4).    Penerimaan surat lamaran dari calon tenaga kerja

5).    Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif dari surat lamaran yang masuk

6).    Menentukan diterimanya tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan)

7).    Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8).    Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian

9).    Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tulisan intelegensi, psikotes dan kesehatan jasmani

10).      Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan ranking serta jumlah calon yang lulus

11).      Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan (orientasi)

12).      Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan

13).      Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan

14).      Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi

15).      Menentukan lulus tidaknya masa orientasi

16).      Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap

17).      Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab

18).      Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja ditempat kita

b.      Sumber-sumber pengadaan personal kantor

Pada umumnya sumber tenaga kerja itu dapat digolongkan kepada dua sumber, yaitu:

1).    Sumber internal, yaitu penarikan tenaga kerja yang akan mengisi lowongan atau memangku jabatan kosong tersebut diambil dari dalam perusahaan.

Keuntungan penarikan pegawai dari intern adalah sebagai berikut:

a.      Mempertinggi semangat kerja pegawai

b.      Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan

c.       Praktis dan ekonomis

d.      Terjadinya persaingan yang sehat

e.      Seleksi mudah dilaksanakan

Sedangkan kelemahannya adalah:

a.      Bilamana promosi itu objektif, akan timbul rasa tidak puas dari para pegawai

b.      Adanya promosi yang dipaksakan

c.       Dapat menghambat ide baru

2).    Sumber eksternal, yaitu penarikan tenaga kerja yang sumbernya dari luar perusahaan.

Sumber-sumber diluar perusahaan ini meliputi:

a.      Penarikan melalui teman-teman pegawai

b.      Penarikan melalui badan-badan penempatan tenaga kerja

c.       Penarikan melalui lembaga pendidikan

d.      Penarikan melalui melalui iklan

e.      Melalui sumber-sumber lain

      Keuntungan penarikan dari luar perusahaan adalah:

a.      Timbulnya ide-ide baru

b.      Tersedia banyak jumlah pelamar

c.       Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi persyaratan

d.      Memberikan kesempatan kepada masyarakat

Sedangkan kelamahannya, diantaranya:

a.      Kurang praktis dan ekonomis

b.      Tidak setiap kebutuhan tersedia

c.       Adanya kebiasaan yang kurang sesuai dengan perusahaan

d.      Loyalitas yang kurang

e.      Kemungkinan mereka belum berpengalaman

c.       Analisis jabatan, deskripsi dan uraian jabatan personal kantor

1).    Analisis jabatan

Analisa jabatan adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara mendalam mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan atau pekerjaan.

Analisis jabatan dapat dibedakan ke dalam 4 jenis, yakni:

a).    Job analys for personal specification, yaitu analisis jabatan untuk menentukan syarat pegawai. Tujuan menentukan syarat fisik dan syarat-syarat yang dibutuhkan untuk dapat sukses memangku suatu jabatan.

b).    Job analys for training purpose, yaitu alanisis jabatan untuk tujuan latihan. Bertujuan untuk menentukan langkah-langkah dalam mengajarkan pekerjaan kepada pegawai baru.

c).    Job analys for setting rates, yaitu analisis jabatan untuk menentukan nilai. Bertujuan untuk menentukkan nilai-nilai masing-masing jabatan.

d).    Job analys for method improvements, yaitu analisis jabatan untuk menentukan metode. Bertujuan untuk mempermudah cara bekerja pegawai pada suatu pekerjaan tertentu.

Kegiatan anlisis jabatan yang khusus membahas persyaratan suatu pekerjaan bertujuan untuk memperoleh informasi tentang:

a).    Jenis pekerjaan yang dikerjakan

b).    Syarat pegawai yang mengerjakan suatu jenis pekerjaan

c).    Tanggung jawab atas pelaksanaan suatu jenis pekerjaan

d).    Perbaikan syarat fisik pekerjaan

Manfaat dari analisa jabatan adalah:

a).    Membantu dalam reqruitment (penarikan), seleksi dan penempatan para pegawai.

b).    Membantu dalam penetapan dasar penggajian

c).    Membantu pegawai untuk mengenal tugas-tugasnya

d).    Membantu dalam pengawasan dan evalusi pegawai

e).    Membantu dalam mengadakan program latihan

f).     Menghasilkan uraian jabatan

g).    Membantu dalam pemindahan dan promosi

h).    Membantu dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan

2).    Uraian jabatan atau pekerjaan (job description)

Job description berfungsi untuk menguraikan fungsi, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan segi-segi yang berkaitan dengan pekerjaan.

Untuk lebih jelas,

 

3).    Perincian pekerjaan (job specification)

Job spesifition ini menjelaskan karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk memangku suatu jabatan tertentu.

Secara umum perincian pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari pemangku jabatan, antara lain:

a).    Tingkat pendidikan

b).    Keadaan fisik

c).    Mental dan karakter

d).    Pengetahuan dan kecakapan

e).    Status (nikah atau belum nikah)

f).     Jenis kelamin

g).    Batas umur

h).    Tugas-tugas

5.      Langah-Langkah Seleksi Personal Kantor

Seleksi adalah proses pemilihan calon tenaga kerja melalui suatu pertimbangan. Agar diperoleh tenaga kerja sesuai dengan yang diharapkan maka pelaksaan seleksi harus berpedoman kepada kualifikasi dasar dalam seleksi. Pada umumnya kualifikasi yang menjadi dasar seleksi diantaranya:

a.      Keahlian

Keahlian digolongkan kedalam tiga macam:

1).       Technical skill      : Jenis keahlian yang harus dimiliki oleh pegawai pelaksana.

2).       Conceptual skill   : keahlian yang harus dimiliki oleh mereka yang akan                                         memangku jabatan manajer.

3).       Human skill         : Keahlian yang harus dimiliki baik oleh pimpinan bawahan,              menengah atau pimpinan tertinggi.

b.      Pengalaman

c.       Umur atau usia

d.      Jenis kelamin

e.      Keadaan fisik

f.        Tampang

g.      Bakat

h.      Tempramen

i.        Karakter

Adapun langkah-langkah dalam seleksi adalah sebagai berikut:

a.      Seleksi administratif

b.      Mengadakan tes

1).    Tes pengetahuan umum dan akademi atau keahlian

2).    Tes psychologis

3).    Tes wawancara (interview)

4).    Tes kesehatan

5).    Pengumuman hasil seleksi

6.      Masa Orientasi Personal Kantor

Masa orientasi adalah masa dimana pegawai baru diberikan penjelasan-penjelasan mengenai perusahaan, sehingga ia dengan cepat dapat beradaptasi dengan lingkungannya dan sekaligus mengetahui apa dan bagaimana ia harus mengerjakan tugas yang dibebankannya.

Adapun yang harus dijelaskan oleh pihak perusahaan diantaranya:

a.      Sejarah perusahaan

b.      Struktur organisasi perusahaan

c.       Peraturan-peraturan kerja dalam perusahaan

d.      Barang-barang yang dihasilkan

e.      Hak dan kewajiban pegawai

f.        Peraturan gaji dan kesejahteraan pegawai

g.      Peraturan promosi

h.      Para atasan dan teman-teman sekerja

7.      Penempatan Personal Kantor

Pegawai yang telah masa percobaan (orientasi) selanjutnya diangkat menjadi pegawai tetap dengan surat keputusan (SK).

Umumnya dalam surat keputusan (SK) berisikan empat hal, yaitu:

a.      Pernyataan-pernyataan bahwa seorang pegawai telah memenuhi syarat

b.      Penetapan seorang pegawai menduduki jabatan dengan pekerjaan tertentu.

c.       Penetapan besarnya gaji beserta jaminan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

d.      Surat keputusan itu ditetapkan, dan ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang.

8.      Pengembangan Personal Kantor

a.      Pengertian, tujuan dan macam pengembangan personal

Pengembangan personal kantor adalah suatu usaha yang ditunjukkan untuk memajukan atau meningkatkan pegawai, baik dari segi karir, pengetahuan, maupun dari segi kemampuan (kecakapan) guna pertumbuhan yang terus menerus dalam organisasi.

Pengembangan personal ini bertujuan untuk:

1).    Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi

2).    Meningkatkan kualitas produk organisasi

3).    Mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta menciptakan iklim kerja yang menyenangkan

4).    Memelihara kesehatanmental dan fisik personal

5).    Meningkatkan konfensasi secara tidak langsung, dan

6).    Menumbuhkan kemampuan personal secara individual dan sekaligus mencegah merosotnya kemampuan personal

b.      Pendidikan dan latihan pegawai

1).    Perbedaan pendidikan dan latihan

Sebetulnya antara pendidikan dan latihan itu tidak sama, walaupun banyak persamaannya. Kedua-duanya berhubungan dengan pemberian bantuan kepada pegawai agar mereka dapat berkembang ketingkat kecerdasan, pengetahuan dan kemampuan lebih tinggi. Sedangkan perbedaannya antara lain:

a).    Pendidikan lebih bersifat teoritis, sedangkan latihan bersifat praktis (bersifat penerapan segera daripada pengetahuan dan keahlian)

b).    Pendidikan waktunya lama, sedangkan latihan daam waktu yang singkat

c).    Materi pendidikan bersifat umum atau general, sedangkan materi latihan bersifat khusus atau spesifik

d).    Biasanya pendidikan diberikan untuk para pimpinan (manager), sedangkan latihan untuk tenaga pelaksanaan (oprasionall skill)

2).    Tujuan dan faedah pendidikan atau latihan

Setiap kegiatan yang akan dilakukanharuslah jelas dahulu apa yang menjadi tujuan, faedah, dan sasaran yang akan dicapai.

Pada hakekatnya tujuan pendidikan dan latihan adalah sebagai berikut:

a).    Pengikut latihan dapat melakukan pekerjaannya lebih efisien

b).    Efektif dalam pengawasan

c).    Pengikut latihan dapat berkembang dengan cepat

d).    Terciptanya stabilisasi pegawai atau mengurangi labour turn over

Berdasarkan ketentuanpasal 31 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974, tujuan pendidikan dan latihan bagi Pegawai Negeri Sipil adalah:

a).    Menyesuaikan kecakapan, pengetahuan dan kepribadian pegawai dengan pekerjaan yang harus dilakukan dalam jaatan-jabatannya untuk mendapatkan hasil efisiensi kerja yang sebaik-baiknya

b).    Untuk mempertinggi mutu pekerjaan yang harus dilakukan dan mendapatkan hasil sebagaimana yang diharapkan menurut bidangnya masing-masing

c).    Untuk menguasai dan menciptkan serta mengembangkan metode kerja serta cara-cara yang lebih baik

d).    Menciptakan pola berpikir yang sama, dan

e).    Meningkatkan kecakapan, pengetahuan dan pengabdian, keahlian serta keterampilan kearah pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil yang sebaik-baiknya

Adapun faedah atau manfaat dari pendidikan dan latihan adalah:

a).    Menjamin tersedianya tenaga kerja yang mempunyai keahlian (terdidik atau terlatih)

b).    Pegawai dapat melaksanakan tugasnyadengan mudah dan dapat menggunakan fikirannya secara kritis

c).    Pegawai lebih cepat berkenbang dan lebih efisien dalam bekerja

d).    Menciftakan, mengembangkan dan memperbaiki cara-cara bekerja yang lebih baik dan efisien

e).    Membantu stabilitas pegawai

f).     Mendorong pegawai untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama,

g).    Efisien dalam biaya-biaya

Menurut procton dan Thorton bahwa faedah nyata dari latihan sebagai berikut:

a).    Menaikkan rasa puas pegawai

b).    Pengurangan pemborosan

c).    Mengurangi ketidakhadiran dan turn over pegawai

d).    Memperbaiki metode dan sistem kerja

e).    Menaikan tingkat penghasilan

f).     Mengurangi biaya-biaya lembur

g).    Menguragi biaya pemeliharaan mesin-mesin

h).    Mengurangi keluhan-keluhan pegawai

i).      Mengurangi kecelakaan-kecelakaan

j).      Memperbaiki komunikasi

k).    Meningkatkan pengetahuan serbaguna pegawai

l).      Menimbulkan kerja sama yang lebih baik

Keuntungan yang dapat diambil dari pelaksanaan pendidikan dan pelatihan adalah sebagai berikut:

a).    Pihak organisasi

v     Menambah efisiensi pelaksanaan kerja

v     Meningkatkan produktifitas

v     Mengurangi pemborosan

v     Mengurangi pengawasan

v     Mengurangi kecelakaan kerja

v     Menjaga stabilitas organisasi

b).    Pihak pegawai

v     Meningkatkan semangat dan motivasi kerja

v     Menambah kecakapan, keterampilan dan keahlian

v     Terciptanya kepercayaan diri pada pegawai

v     Adanya ketenangan bekerja

v     Memupuk solidaritas dan kesetiakawanan

3).    Prinsip dan proses pendidikan atau latihan

a).    Memperhatikan perbedaan-perbedaan dari setiap peserta pelatihan.

b).    Latihan harus ada hubungannya dengan job analysis dan jabatan yang dipangku para pengikut latihan.

c).    Harus adanya motivasi atau daya perangsang yang dapat menimbulkan kemaun dan semangat yang tinggi bagi pengikut latihan.

d).    Terciptanya partisipasi aktif dari pengikut pelatihan.

e).    Pengikut latihan harus diseleksi.

f).     Adanya seleki terhadap instruktur atau pelatih.

g).    Pelatih atau instruktur haruslah orang yang sudah mendapatkan pendidikan khusus dalam bidang keahliannya.

h).    Metode latihan harus sesuai dengan jenis latihan atau pendidikan yang diberikan

i).      Memperhatikan pada prinsip atau asas belajar.

9.      Mutasi, Promosi Dan Demosi Personal Kantor

a.      Mutasi Personal Kantor

Mutasi adalah pemindahan pegawai dari dari suatu jabatan ke jabatan lain, baik pemindahan itu bersifat setaraf dengan jabatan sebelumnya maupun turun kejabatan yang lebih rendah. Bila mana jabatan itu naik kejabatan yang lebih tinggi maka mutasi disebut promosi.Sebaliknya mutasi yang sifatnya menurun disebut dengan demosi.

Alasan terjadinya suatu mutasi dalam suatu organisasi atau kantor, diantaranya:

1).    Keinginan pegawai sendiri

2).    Keinginan perusahaan atau kantor

3).    Berdasarkan lamanya pegawai memangku jabatan yang baru

b.      Promosi Personal Kantor

Ada beberapa sebab mengapa didalam setiap kantor perlu diambil tindakan promosi diantaranya:

1).    Untuk mempertinggi semangat kerja pegawai

2).    Untuk menjamin stabilitas kepegawaian

3).    Untuk dapat memajukan pegawai

Langkah-langkah dalam promosi adalah sebagai berikut:

1).    Adanya pekerjaan atau jabatan yang kosong

2).    Menentukan calon atau pegawai yang memenuhi syarat

3).    Melaporkan kekepala atau pimpinan pusat

4).    Disetujui dan diangkat dengan Surat Keputusan oleh pejabat yang berwenang

c.       Demosi Personal Kantor

Demosi adalah penurunan jabatan pegawai ke jabatan yang lebih rendah.

Sebab-sebab terjadinya demosi:

1).    Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan pegawai

2).    Pegawai menolak atau mau kembali kepada jabatan semula.

3).    Keadaan perusahaan mengalami krisis, sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau penciutan.

4).    Keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply melebihi demand.

10.  Pemberhentian Personal Kantor

a.      Alasan-Alasan Pemberhentian

1).    Keinginan pihak perusahaan, alasannya:

-       Pegawai tidak cakap, baik dalam percobaan maupun bekerja

-       Pegawai sudah tidak produktif

-       Pegawai sakit atau berusia lanjut

-       Pegawai terlibat dalam suatu kejahatan

-       Pegawai sering mangkir, dll.

2).    Keinginan pihak pegawai, alasannya:

-       Pihak perusahaan tidak membayar upah, honor, uang lembur dan lain-lain.

-       Pihak perusahaan tidak bisa menjamin kesejahteraan pegawai

-       Pihak pimpinan suka menghina, mengancam dan menganiaya

-       Pimpinan perusahaan melakukan tindakan asusila

-       Pegawai yang bersangkutan sakit sehingga tidak dapat bekerja

-       Pimpinan perusahaan suka bertindak tanpa prikemanusiaan

3).    Sebab lain, alasannya:

-       Pegawai meninggal dunia

-       Berakhir masa hubungan kerja

b.      Macam-Macam Pemberhentian

Pada dasarnya macam-macam pemberhentian kerja terdiri atas:

1).    Pemberhentian atas permintaan sendiri

2).    Pemberhentian karena mencapai usia pensiun

3).    Pemberhentian karena adanya penyederhanan organisasi

4).    Pemberhentian karena melakukan penlanggaraan atau tindak pidana penyelewengan

5).    Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani

6).    Pemberhentian karena meninggal tugas

7).    Pemberhentian karena meninggal dunia atau hilang

8).    Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin pegawai negeri

c.       Pemberhentian Dengan PHK dan Pension Serta Akibatnya

Pemberhentian Pegawai Swasta (PHK) dan Pegawai Negeri (Pensiun), menimbulkan hak bagi pegawai dan kewajiban bagi perusahaan.Namun demikian ada juga pemberitahuan yang dapat mengugurkan atau membatalkan hak dan kewajiban tersebut.

Misalnya:

v     Pegawai diberhentikan karena tidak cakap bekerja selama masa percobaan

v     Pihak perusahaan mengalami kebakaran, bencana alam dan peperangan, sehingga dalam keadaan terpaksa mengalami pemberhentian

v     Pegawai diberhentikan dengan mendadak karena sering mangkir.

v     Pegawai Negeri melakukan pelanggaran dengan menentang pemerintah atau UUD 1945 dan pancasila
Adapun tunjangan yang dapat diperoleh diantaranya sbb:

1).    Uang pesangon

2).    Uang jasa

3).    Uang ganti rugi